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Gestione dei record o gestione dell'archiviazione?

Il contenuto dei server è fuori controllo. Gli utenti a tutti i livelli dell'azienda creano, inviano e archiviano ogni tipo di contenuto, usando tutti i possibili sistemi dell'organizzazione — tutti i quali sono soggetti a disciplina legale e requisiti normativi. Gli USA sono uno stato "litigioso", e i governi federali, statali e locali non pongono limiti all'emanazione di nuove regole e leggi per l'archiviazione e la disponibilità di molti tipi di informazione. A dicembre verrà approvata una nuova serie di norme sulla diffusione e sull'archiviazione dei dati.

Si potrebbe pensare che i sistemi di gestione dei record svolgono la parte più importante del lavoro. Ma l'adozione di questi sistemi procede lentamente, soprattutto da quando essi hanno un ruolo fondamentale rispetto alle normative Sarbanes-Oxley (SOX) e alle altre iniziative per la conformità dei dati. Altri fattori hanno rallentato l'adozione di questi sistemi, ad esempio la scarsità dei budget, il tempo necessario per inserire negli elenchi e mobilitare tutte le persone coinvolte appartenenti a divisioni legali, della conformità, commerciali e IT; la poca consapevolezza a proposito del significato della gestione dei record.

L'alternativa, nota come gestione dell'archiviazione dei dati, offre alle organizzazioni molti più vantaggi tangibili rispetto alla tradizionale strategia di gestione dei record, tra cui:

• Prevenzione dell'eliminazione accidentale o intenzionale delle informazioni richieste in cause e procedure di controllo
• Automazione della gestione dell'archiviazione basata su criteri aziendali
• Protezione del contenuto dall'esposizione a mittenti non autorizzati
• Posizione unica per la diffusione e il blocco dei dati, efficiente e semplificata, con conseguente riduzione dei costi primari
• Protezione contro dannose e rischiose perdite di informazioni